Dags att ta den interna Covid-19 kommunikationen till nästa nivå

Använd både hjärta och hjärna!

Intern kommunikation vid kris är även normalt sett en utmaning utöver det vanliga. Dagens situation är förstås inget undantag. Tvärtom, extremt präglad av osäkerhet, skilda uppfattningar och inte minst en ytterst osäker tidsaspekt. Jag har nu haft kontakt med många internkommunikatörer som upplever att de klarat första vågen bra genom att använda etablerade kanaler, befintliga resurser och i stort hänvisa budskap till samhällsfunktioner.

Nu kommer nästa våg, den då kommunikationen behöver fördjupa, använda nya kanaler som matchar rådande situation, känna in hur vårt folk mår och inte minst behovet av avlösning efter långa och många arbetsdagar i sträck.

Några av de frågor jag får vill jag dela med mig av då det är många som sitter ensamma i sitt kommunikationsuppdrag och tiden är knapp för att hitta någon att bolla med.

Hur ska jag räcka till för att både följa ny information, hitta nya kanaler, skriva och publicera?
Nu har tiden kommit för att få fler medarbetare att delta i kommunikationsarbetet. Här är några frågor du kan skicka ut i organisationen:
• Finns du som inte har möjlighet att göra sitt ordinariejobb och kan bidra med att bevaka myndighetsinformationen?
• Finns du som behärskar att skriva – nu är det mycket budskap som ska fram, kan du hjälpa till?
• Finns du som kan hitta och utvärdera nya kanaler och verktyg för att vi ska få till en större digital arbetsmiljö?
• Finns du som har möjlighet att ta fram Frågor & Svar som våra kära kollegor ställer?

Vi når inte fram i våra kanaler, alla ställer frågor om det vi redan skrivit om?
I ett läge med mycket information och beslut är det ännu viktigare att ha en kanalstrategi så medarbetarna hela tiden vet var de kan hitta det senaste och hålla koll på vad som gäller. Gör en snabb utvärdering av kanalerna ni hittills använt (använd t ex FORMS (Office 365, Google) för att bedöma vilka som funkar och vad som saknas.
• Om ni har ett intranät kan det vara den naturliga huvudkanalen, men värdera samtidigt om detta är den mest effektiva utifrån tillgänglighet (når alla?) och publicering (kan fler publicera här eller är det ”krångligt”?)
• Lägg ut uppdateringar även i interna sociala kanaler (t ex Slack, Yammer, Workplace) och länka till huvudkanalen.
• Beroende på intranätet/sociala kanalers tillgänglighet så behövs kanske summeringar skickas ut via e-post, sms eller någon annan kanal som medarbetare når digitalt.
• Info-skärmar kan fungera bra för att snabbt nå ut med senaste nytt.
• Säkra även hur riktigt akut information når fram, e-post, sms, telefonkedjor (ja, kanske dags att värdera!) och även om det är något som till och med behöver kvitteras för att följa att alla har nåtts och uppfattat vad som gäller.

Vilka verktyg ska vi använda för att öka möjligheten att jobba på distans?
Det finns idag massor av verktyg framtagna för samarbete och kommunikationen internt på distans. Många verksamheter har redan en fungerande struktur för detta, men en del har inte kommit dit ännu eller har normalt sett en verksamhet som inte funkar för distansarbete.
• Inventera vad ni redan har för verktyg i era befintliga program, ta hjälp av t ex IT som också kan kolla om alla har behörigheter och licenser innan det går ut som allmänt påbud
• Använd telefon eller en-en chattar för snabba, korta avstämningar en-till-en, är ju egentligen alltid en effektiv kanal för att snabbt klara av ärenden (Skype, Teams, Yammer (Office365), Workplace, Messenger, Whatsup (Facebook), Hangouts (Google), Supertext osv)
• Använd grupp-chattar för snabba avstämningar med flera, fördelen är att alla ser vad som skrivs och kan hålla sig uppdaterade. Precis som i mail, påminn om att hålla tråden, dvs vilken fråga handlar det här om, det kan lätt bli långa och omständliga trådar annars. (se verktyg ovan)
• Ersätt IRL-möten med video-möten via t ex Zoom (Google), Teams/Skype (Office 365)

Hör gärna av dig med fler funderingar eller lösningar hur ni har gjort hos er. Och du, glöm inte att vi är alla människor som behöver omtanke, uppmuntrande ord och värme. Även du <3